De acordo com a LEI Nº 14.063, DE 23 DE SETEMBRO DE 2020 no Art. 3º, trata-se de um "atestado eletrônico que associa os dados de validação da assinatura eletrônica a uma pessoa natural ou jurídica". Esse atestado precisa ser emitido por uma espécie de cartório digital, denominado autoridade certificadora. Quando um certificado digital é emitido por uma autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, podemos dizer que este é um certificado digital ICP-Brasil. A emissão de certificados digitais, em via de regra, está associada a um custo relativamente elevado.

Visando um melhor funcionamento da infraestrutura, o tamanho máximo de um anexo suportado pelo RBDoc é 10MB (Dez Megabytes). Até o presente momento, não ha previsão para modificar este parâmetro. Por outro lado, não ha limite para quantidade de anexos em um processo.

Para ser usuário do sistema RBDoc, você deve ser um produtor de documentos. Assim, você deve ter sido cadastrado pelo seu órgão/unidade e deve ter recebido um e-mail com login e senha. Caso você não o tenha recebido, entre em contato com o administrador local de seu órgão ou entidade e solicite seu cadastro.

Constituem-se de "dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei". (LEI Nº 14.063, DE 23 DE SETEMBRO DE 2020) E podem ser de três tipos: I - assinatura eletrônica simples: a) que permite identificar o seu signatário; b) a que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário; II - assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, com as seguintes características: a) está associada ao signatário de maneira unívoca; b) utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo; c) está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável; III - assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. [...] (Cf. Lei 14.063/2020 no Art. 4º).

Trata-se da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Conforme consta no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI, ICP-Brasil é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão (ICP-Brasil 2020).

É uma autarquia federal vinculada à Casa Civil da Presidência da República que tem por missão manter e executar as políticas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil. Ao ITI compete ainda ser a Autoridade Certificadora Raiz (AC-Raiz) da cadeia de certificação digital oficial do Brasil (O ITI 2020).

O RBdoc é um sistema de produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.

ara acessar o sistema, abra o navegador de internet e digite o endereço http://rbdoc.riobranco.ac.gov.br/ .No campo “Usuário”, digite o número de matrícula ou CPF e, no campo “Senha”, a senha. Clique no botão “Entrar”. Recomenda-se a utilização do navegador Google Chrome. Tanto o número do login quanto a senha são gerados previamente pelo sistema e enviados por e-mail a todos os usuários. Caso não os tenha recebido, procure o administrador local de seu órgão/unidade. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 1. Acesso ao sistema, e assista aos tutoriais sobre Login, Menu do Sistema e Trocar Senha.

A “Mesa virtual” é a tela de entrada do sistema. É nela que estão os documentos que você recebe e produz. Esses documentos estão separados por seções, como: aguardando andamento, pendente de assinatura, outros etc. Os detalhes do documento aparecem em cinco colunas: o tempo decorrido desde sua criação, seu número, sua descrição, sua origem e sua situação. No topo da tela, está o logo “Somos todos Paraíba”, que possibilita voltar para a “Mesa virtual”. É nesta tela que você pode criar documentos, realizar pesquisas e demais funcionalidades do sistema. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema RBDoc, item 1. Acesso ao sistema, e assista ao tutorial em vídeo (LINK)

s documentos temporários – ou seja, aqueles que ainda estão em elaboração – podem ser visualizados apenas por seu produtor (usuário que iniciou sua criação) e demais usuários marcados em “definir acompanhamento” durante sua elaboração ou edição. Os documentos já finalizados, por padrão, podem ser visualizados por todos os usuários da unidade do produtor ou, se for o caso, apenas pelos usuários indicados na redefinição de acesso. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 1. Acesso ao sistema, e assista ao tutorial em vídeo (LINK)

Documentos que não estão presentes no PBDoc, podem ser postos dentros dos documentos digitais clicando na funcionalidade "Anexar". Após a escolha do arquivo, será preciso assinar o anexo para concluir a ação. Lembre-se que apenas arquivos em PDF poderão ser anexados. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

s documentos listados na “Mesa virtual” podem ter diferentes situações, entre elas: I Em Elaboração: documentos temporários em elaboração pelo usuário. Documentos que ainda não foram finalizados ou assinados pelo usuário. II Pendente de Assinatura: documentos que foram finalizados e aguardam a assinatura. III Aguardando Andamento: documentos já recebidos na caixa de entrada que aguardam encaminhamento; ou documentos novos cuja assinatura já tenha sido registrada e estão prontos para serem tramitados ou transferidos, conforme o caso. IV Outros: documentos cancelados, ou seja, não podem ser mais movimentados. V Em Trâmite: documentos que estão em tramitação. VI Como Subscritor: documentos nos quais o usuário logado se encontra como subscritor. VII Urgente: documentos marcados como urgente na funcionalidade “Definir Marcador”. VIII Acompanhando: documentos nos quais o usuário foi cadastrado como gestor ou como interessado. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 1. Acesso ao sistema, e assista ao tutorial em vídeo (LINK)

Podem ser produzidos todos os documentos avulsos e compostos da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim dos órgãos e entidades que utilizam o sistema. Os modelos de documentos são despacho, documento externo capturado, memorando, ofício e processo administrativo.

Para produzir um novo documento digital, acesse a “Mesa virtual” e clique em “Criar novo”. Na página aberta pelo sistema, selecione o modelo do documento a ser criado na lista apresentada ou escreva o nome do modelo no campo de pesquisa. Para cada modelo selecionado é necessário informar dados complementares específicos. Preencha os campos solicitados e, na parte inferior da tela, clique em: - “Ok”, para criar um documento temporário (botão direciona para a tela de trabalho com o documento). - “Visualizar documento”, para verificar o documento completo, inclusive sua formatação final. - “Voltar”, para retornar para a “Mesa virtual”. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo(LINK)

Os campos de preenchimento variam dependendo do modelo de documento e devem ser todos preenchidos. Mesmo não sendo obrigatório para a criação do novo documento, quanto mais campos forem preenchidos, mais fácil será sua localização posterior. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema RBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

A numeração definitiva atribuída ao documento após sua finalização é composta pelas seguintes informações: sigla do órgão, sigla do tipo de documento, ano e número sequencial. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema RBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo(LINK)

Nome e cargo aparecem em vermelho em documentos sem assinatura. Para que esses dados tenham a mesma cor do restante do documento, é necessário assiná-lo. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

Cabe ao agente público que produz o texto do documento seguir as regras de linguagem e ortografia em vigência. Quanto ao formato em que o documento é exibido, o sistema segue padronizações relativas a margens e localização de brasão, assinatura, código de barras, código QR e demais elementos.

Os documentos sempre seguem a temporalidade do documento principal. Dessa forma, os documentos avulsos incluídos em um expediente ou processo passam a seguir a temporalidade do documento principal. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeos documentos sempre seguem a temporalidade do documento principal. Dessa forma, os documentos avulsos incluídos em um expediente ou processo passam a seguir a temporalidade do documento principal. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo (LINK)

Para transformar um documento avulso em processo, ou juntá-lo a um processo.Para isso, crie o processo normalmente, dirija-se ao documento avulso de interesse e clique na funcionalidade "Juntar" para incorporá-lo ao processo recém-criado. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3.3 Juntar Documento, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

O cabeçalho de um documento é criado automaticamente pelo sistema, de acordo com o órgão e a entidade, e não pode ser alterado pelo usuário. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo (LINK)

Para aferir a autenticidade de um documento supostamente produzido no sistema, verifique o código de barras, o código QR e/ou o número de autenticação constantes no próprio documento.

Para atribuir ao documento um marcador de importância com uma ou mais opções clique em “Definir marcador” e selecione um dos marcadores disponíveis. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

Para salvar um documento, no menu “Ver documento completo”, utilize a opção de visualização “PDF”/“Abrir PDF” ou a opção “Tela cheia”. Nelas será apresentada uma tela para “impressão virtual” do documento. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema RBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

Um modelo é a representação gráfica do documento físico importada para o ambiente digital, considerando sua forma e seu conteúdo. Para produzir um novo documento no sistema, o usuário deve, primeiro, selecionar seu modelo. Os modelos apresentados para seleção do usuário têm o mesmo nome das séries documentais constantes do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e Fim. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema RBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

Caso fique em dúvida sobre qual modelo é o mais adequado à atividade que precisa realizar, consulte o manual e-Arq Brasil. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema RBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo

Um processo pode conter memorandos, ofícios, despachos, informações, relatórios, pareceres técnicos, pareceres jurídicos etc.

Documento que comunica ou solicita algo oficialmente no serviço público. Por meio dele, é possível realizar trocas informacionais a respeito de assuntos técnicos ou administrativos, com caráter exclusivamente institucional.No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Ofício”.

Documento que registra correspondência interna, objetiva e simples, utilizada para assuntos rotineiros, tendo como principal função a eficiência da comunicação administrativa. No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Memorando”.

Documento que registra decisão, ordem ou opinião de autoridade competente sobre assunto submetido à apreciação, visando dar prosseguimento a processo ou expediente. Destinado ao interessado ou às outras unidades da administração pública. No sistema, somente pode ser criado somente por meio da operação “Incluir documento” dentro de processos ou expedientes.

Documento de caráter decisório em que se reúnem, com a solicitação de autoridade competente, documentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma ação administrativa. No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar novo” selecionando o modelo “Processo Administrativo”.

É qualquer documento físico, de origem externa. A funcionalidade apenas para que o documento físico esteja contido no sistema e seja passível de futuras pesquisas. Este tipo de documento não gera uma capa, por isso caso este gere trâmite o ideal é a criação de um “Processo Administrativo”, ao qual o Documento Externo Capturado será juntado.

Documento avulso que não compõe Processo Administrativos. O termo é encontrado nos "Quadros Quantitativos".

Para editar um documento, utilize a operação “Editar”. Isso é possível somente enquanto o documento não for assinado. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

A edição de um documento pode ser feita por seu produtor, pelo responsável por sua assinatura e pelo gestor cadastrado na funcionalidade “Definir acompanhamento”. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

A edição de um documento pode ser feita por seu produtor, pelo responsável por sua assinatura e pelo gestor cadastrado na funcionalidade “Definir acompanhamento”. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo (LINK)

Podem ser editados os documentos não finalizados (com número de controle temporário) e os finalizados (com número de controle permanente), mas ainda não assinados. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

Para excluir um documento avulso que não foi assinado e finalizado que aparece na “Mesa virtual” na seção “Em elaboração”, utilize a operação “Excluir”. Somente documentos temporários podem ser excluídos. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo(LINK).

Para cancelar um documento, é preciso que este não esteja tramitado a outro setor. Para isso, abra-o e clique em “Cancelar”. Esta operação está disponível somente para documentos finalizados e/ou assinados e o tornará sem efeito; o cancelamento é registrado no histórico do sistema e do usuário. Enquanto o documento estiver aberto, é possível reverter a ação por meio da operação “Desfazer Cancelamento”. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 3. Uso, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).

Para transformar um documento temporário (cujo prefixo é TMP) em um documento com numeração definitiva e com capa (no caso dos Processos Administrativos), utilize a operação “Finalizar”. Em seguida, confirme a operação. Após a finalização, assinatura fica pendente (destacada em vermelho) até que o documento seja assinado. Sua situação na “Mesa virtual” deixa de ser “Em elaboração” e passa a ser “Pendente de assinatura”. Para mais informações, consulte o Manual básico de operações do sistema PBDoc, item 2. Produção, e assista ao tutorial em vídeo (LINK).